Abmahnung: Das Wichtigste zusammengefasst

„Eine Abmahnung ist nur schriftlich wirksam“

„Nach drei Abmahnungen darf der Arbeitgeber kündigen“

“Gegen eine Abmahnung ist sofort zu klagen”

Stimmt das denn wirklich?

Abmahnungen haben in der Arbeitswelt eine große Bedeutung. Wer im Umgang mit Abmahnungen sichergehen will, sollte sich auf pauschale Aussagen wie die oben genannten nicht verlassen.

In diesem Beitrag legen wir Ihnen deshalb die wichtigsten Grundlagen zum Thema Abmahnungen dar.

Was ist eine Abmahnung?

Verletzt der Arbeitnehmer eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis, kann der Arbeitgeber ihm gegenüber eine Abmahnung aussprechen. Zu den Pflichten des Arbeitnehmers gehören neben der Erbringung der geschuldeten Arbeitsleistung auch Nebenpflichten wie zum Beispiel das Tragen der Arbeitskleidung, Pünktlichkeit, Sorgfalt im Umgang mit Betriebseigentum, rechtzeitige Anzeige von Arbeitsunfähigkeit und vieles mehr.

Mit der Abmahnung verfolgt der Arbeitgeber den Zweck, den Arbeitnehmer zu warnen und anzuhalten, diese Pflichten zu befolgen. Der Arbeitnehmer soll so die Möglichkeit erhalten, sein Verhalten zu bessern.

Welche Folgen hat eine Abmahnung?

Unmittelbare Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis hat die Abmahnung nicht.

Bedeutung erhält die Abmahnung aber insbesondere, wenn der Arbeitgeber wegen eines gleichgelagerten Pflichtverstoßes dem Arbeitnehmer später eine verhaltensbedingte Kündigung ausspricht.

Kündigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aus verhaltensbedingten Gründen (also aufgrund pflichtwidrigen Verhaltens), muss er vor Gericht darlegen können, dass der Arbeitnehmer voraussichtlich auch in Zukunft pflichtwidrig handeln wird. Denn nur dann ist dem Arbeitgeber das Festhalten am Arbeitsverhältnis unzumutbar und eine verhaltensbedingte Kündigung wirksam. Dem Arbeitgeber ist dieser Nachweis erleichtert, wenn er anhand der Abmahnungen belegen kann, dass der Arbeitnehmer in der Vergangenheit bereits (mehrfach) Pflichten verletzt hat.

Im Gegensatz zu einer verbreiteten Annahme muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht mehrfach abmahnen, um wirksam kündigen zu können. In der Regel genügt schon eine Abmahnung. Bei besonders gravierenden Pflichtverstößen (zum Beispiel Diebstahl der Kasseneinnahmen) kann eine verhaltensbedingte Kündigung grundsätzlich sogar ohne vorherige Abmahnung ausgesprochen werden.

Wichtig: Die spätere Kündigung muss sich auf einen gleichgelagerten Pflichtverstoß beziehen, der schon zur Abmahnung geführt hat. Mahnt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter zum Beispiel wegen häufiger Unpünktlichkeit ab und kündigt ihm später, weil er wiederholt Maschinen des Betriebs beschädigt hat, hat die Abmahnung für die spätere Kündigung keine Bedeutung. In der Regel wird die verhaltensbedingte Kündigung dann unwirksam sein.

Welche formalen Anforderungen muss eine Abmahnung erfüllen?

Abmahnungen müssen nicht schriftlich erteilt werden. Mündliche Mitteilungen kommen in der Praxis jedoch kaum vor, da der Beweis vor Gericht deutlich erschwert wird.

Eine Abmahnung muss das pflichtwidrige Verhalten des Mitarbeiters so exakt wie möglich beschreiben. Grundsätzlich sind auch Datum und Uhrzeit der jeweils einzeln dargelegten Pflichtverstöße zu nennen.

Darüber hinaus muss aus der Abmahnung hervorgehen, dass der Arbeitgeber das Fehlverhalten des Mitarbeiters als Pflichtverstoß auffasst und er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung zu rechnen hat. Er muss zudem aufgefordert werden, das pflichtwidrige Verhalten nicht zu wiederholen.

Wie lange eine Abmahnung ihre Wirkung behält, hängt vom  Einzelfall ab. Starre Fristen gibt es nicht. Es gilt: Je schwerer die Pflichtverletzung, desto länger hat die Abmahnung Bedeutung. Bei “normalen” Pflichtverstößen (sporadische Unpünktlichkeit, Arbeitsanweisung außer Acht gelassen o.ä.) kann als grobe Richtlinie eine Zeitspanne von zwei bis drei Jahren angesetzt werden.

Was ist gegen eine Abmahnung zu tun?

Der Arbeitnehmer muss eine Abmahnung nicht uneingeschränkt hinnehmen.

Stütz die Abmahnung sich auf unwahre Tatsachen oder ist sie formal unwirksam erteilt worden (s.o.), sollte der Arbeitnehmer mit Blick auf ihre Bedeutung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung gegen sie vorgehen.

Möglich ist es, gegen die Abmahnung Klage zu erheben. Ziel des Verfahrens ist dann die Rücknahme der Abmahnung und/oder die Entfernung aus der Personalakte.

Wer nicht den Klageweg beschreiten möchte, kann alternativ eine Gegendarstellung verfassen. Darin legt der Arbeitnehmer möglichst unter Angabe von Zeugen und Beweisen seine Sicht auf die in der Abmahnung geschilderten Sachverhalte dar. Er kann in der Gegendarstellung auch die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen.

Zwar entfaltet die Gegendarstellung – ähnlich wie Abmahnungen – keine unmittelbaren rechtlichen Folgen. Im Falle einer Kündigung kann die Gegendarstellung die Beweiskraft der Abmahnung aber schwächen.

Es hängt vom Einzelfall ab, ob überhaupt und in welcher Form ein Vorgehen gegen die Abmahnung ratsam ist. Sollten Sie eine Abmahnung erhalten, stehen wir Ihnen gerne mit unserer Erfahrung zur Seite.