Wann ein befristeter Arbeitsvertrag zur Vertretung möglich ist

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Fallen Stammkräfte wegen Elternzeit, Pflegezeit, Mutterschutz oder Sonderurlaub aus, suchen Arbeitgeber vorübergehend Ersatz. Sie dürfen Arbeitnehmer dann zur Vertretung grundsätzlich befristet einstellen. Das gilt jedoch nicht immer.  

  1. Darf ein Arbeitsvertrag immer befristet werden?
  2. Wann darf ein Arbeitsvertrag zur Vertretung befristet werden?
    1. Unmittelbare Vertretung 
    2. Mittelbare Vertretung 
    3. Zuordnungsvertretung
    4. Wann die Befristung zur Vertretung unzulässig ist 
  3. Wie lang muss die Befristung sein?
  4. Muss die Stammkraft an ihren Arbeitsplatz zurückkehren?
  5. Wie können Arbeitnehmer sich gegen rechtswidrige Befristung wehren?
  6. Fazit
  7. Was wir für Sie tun können 

1. Darf ein Arbeitsvertrag immer befristet werden?

Ein befristeter Arbeitsvertrag läuft nach einer vereinbarten Dauer einfach aus. Eine Kündigung ist nicht notwendig. 

Der Arbeitgeber darf Arbeitsverträge allerdings nicht nach Belieben befristen. Seine Möglichkeiten sind eingeschränkt. 

Grundsätzlich kann er einen Arbeitsvertrag nur befristen, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). So soll sichergestellt werden, dass unbefristete Arbeitsverhältnisse die Regel bleiben. Zulässige Gründe sind zum Beispiel die Erprobung des Arbeitnehmers oder ein zeitlich begrenzter Bedarf für Arbeit (z.B. bei der Einstellung für ein bestimmtes Projekt oder Saisonarbeit). 

Auch die Vertretung eines anderen Arbeitnehmers ist vom Gesetz ausdrücklich als Sachgrund für eine Befristung zugelassen.

Häufige Gründe für den zeitlichen Ausfall eines Arbeitnehmers und für die Vertretung sind:

  • Elternzeit
  • Pflegezeit
  • Schwangerschaft/Mutterschutz
  • Sonderurlaub
  • Abordnung

Der Arbeitgeber kann zwar auch ohne Sachgrund einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen. Diese sachgrundlose Befristung darf aber nur bis zu zwei Jahre andauern und der Vertrag darf in diesen zwei Jahren nur dreimal verlängert werden (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Daneben ist unter Umständen eine längere Befristung ohne Sachgrund in neu gegründeten Unternehmen und gegenüber Arbeitnehmern ab 52 Jahren zulässig. 

Gerade wenn es um längere Befristungen als zwei Jahre geht, kommt der Arbeitgeber an den Sachgründen meist nicht vorbei. 

2. Wann darf ein Arbeitsvertrag zur Vertretung befristet werden?

Die Vertretung ist ein Sachgrund, weil der Arbeitgeber mit der Rückkehr der Stammkraft rechnet und deshalb nur zeitweise Bedarf für die Vertretungskraft hat. Damit es sich auch wirklich um eine „Vertretung“ handelt, muss die Vertretungskraft gerade mit dem Zweck eingestellt werden, den ausfallenden Arbeitnehmer zu ersetzen. Der Arbeitgeber muss also darlegen, dass er die Vertretungskraft nur einstellt, weil ein anderer Mitarbeiter zeitweise ausfällt.

Es werden grundsätzlich drei Formen der Vertretung unterschieden: 

  • Unmittelbare Vertretung
  • Mittelbare Vertretung
  • Sonderfall der Zuordnungsvertretung

a. Unmittelbare Vertretung 

Bei der unmittelbaren Vertretung übernimmt der neue Mitarbeiter die Aufgaben der ausgefallenen Stammkraft. 

Zur unmittelbaren Vertretung folgendes Beispiel:

Arbeitnehmer A ist als Lagerarbeiter beschäftigt. Weil er vor kurzem Vater geworden ist, geht er für 1 Jahr in Elternzeit. Arbeitnehmer B wird befristet eingestellt, um A im Lager zu ersetzen. Er übernimmt genau die Aufgaben, die vorher Arbeitnehmer A zugeteilt waren. Es liegt ein Fall der unmittelbaren Vertretung vor und der Arbeitgeber kann sich auf einen Sachgrund für die Befristung berufen.

b. Mittelbare Vertretung 

Bei der mittelbaren Vertretung wird es etwas komplizierter: Die Aufgaben des ausgefallenen Arbeitnehmers werden zunächst von dessen Kollegen übernommen. Die Aufgaben dieser Kollegen wiederum werden (teilweise) auf den neuen Mitarbeiter übertragen. Es kommt also zu einer sog. „Vertretungskette“. 

Zur mittelbaren Vertretung folgendes Beispiel: 

Arbeitnehmerinnen A, B und C arbeiten zusammen in einer Abteilung einer Bank. A ist schwanger und geht in Mutterschutz. Der Arbeitgeber teilt B und C die Aufgaben zu, die A zuvor bearbeitet hat. Arbeitnehmer D wird befristet für die Zeit eingestellt, die A fehlen wird. D übernimmt die wegen der Neuverteilung übrig gebliebene Arbeit der Mitarbeiterinnen B und C. Er vertritt die A also nur mittelbar. Auch hier hat der Arbeitgeber einen Sachgrund für die Befristung.

c. Zuordnungsvertretung

Beim Sonderfall der Zuordnungsvertretung muss der Arbeitgeber der Vertretungskraft weder die bisherigen Aufgaben der ausgefallenen Stammkraft zuteilen, noch eine „Vertretungskette“ nachweisen. Es reicht nach Meinung der Gerichte aus, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

  • Die Vertretungskraft übernimmt Aufgaben, die der Arbeitgeber der Stammkraft nach ihrer Rückkehr tatsächlich und rechtlich zuteilen kann.
  • Bei Abschluss des befristeten Vertrags müssen diese Aufgaben dem abwesenden Mitarbeiter erkennbar gedanklich zugeordnet werden (i.d.R. durch eine Regelung im Arbeitsvertrag).

Begründet wird dieser Sonderfall damit, dass der Arbeitgeber auch bei Vertretungsfällen seine Befugnis behält, die Aufgaben seiner Mitarbeiter zu bestimmen.

Zur Zuordnungsvertretung folgendes Beispiel:

Arbeitnehmerin A geht 2,5 Jahre in Elternzeit. Für diese Zeit möchte der Arbeitgeber Arbeitnehmerin B einstellen. Er will ihr aber nicht die früheren Aufgaben von A übertragen und auch keine generelle Umverteilung der Arbeit vornehmen. Stattdessen soll B neue Aufgaben übernehmen. Im befristeten Arbeitsvertrag von B wird festgehalten, dass ihre Aufgaben später der aktuell vertretenen A übertragen werden. Solange der Arbeitgeber A bei ihrer Rückkehr diese Aufgaben übertragen kann und darf, liegt ein Vertretungsfall vor.

d. Wann die Befristung zur Vertretung unzulässig ist

In allen anderen Fällen liegt keine Befristung wegen Vertretung vor. Kann sich der Arbeitgeber auch nicht auf eine sachgrundlose Befristung berufen, stehen die Chancen auf eine unbefristete Stelle gut. 

Beispiel: A ist beim Industrieunternehmen I angestellt und montiert dessen Produkte beim Kunden. Er geht drei Jahre in Elternzeit. I stellt für diese Dauer B befristet ein, der während der Abwesenheit von A in der Produktion tätig sein soll. Der Geschäftsführer von I wollte dort nämlich schon länger die Mitarbeiter entlasten. Die Befristung des Vertrags von B zur Vertretung des A ist nicht möglich.

3. Wie lang muss die Befristung sein?

Der Arbeitgeber muss die Vertretungskraft nicht für die ganze Zeit einstellen, die der vertretene Mitarbeiter ausfällt. Er kann selbst entscheiden ob und wie lange er die entstandene Lücke füllt. 

Hierzu folgendes Beispiel:

Der Arbeitgeber hat seinem Mitarbeiter A Sonderurlaub für 6 Monate genehmigt. Arbeitnehmer B wird befristet für 3 Monate eingestellt, um A zu ersetzen. Er übernimmt für diese Zeit die Aufgaben des A. In den drei Monaten soll er ein angefangenes Projekt des A fertig bearbeiten. Für die restliche Zeit möchte der Arbeitgeber keine Ersatzkraft einstellen. Auch in diesem Fall liegt ein Sachgrund für die Befristung vor. Wegen der kurzen Dauer der Befristung unter zwei Jahren ist aber eine sachgrundlose Befristung denkbar.

Wenn die Vertretungskraft nur für Teile der Ausfallzeit angestellt wird, kann dies allerdings als Anzeichen für einen Missbrauch gesehen werden. Schließlich muss der Arbeitgeber zeigen, dass er die Vertretungskraft gerade dazu braucht, den ausgefallenen Arbeitnehmer zu ersetzen. Zusammen mit anderen Umständen kann dieses Anzeichen im Falle einer Klage gegen die Befristung dazu führen, dass das Gericht den Sachgrund für vorgeschoben hält und nicht anerkennt.

4. Muss die Stammkraft an ihren Arbeitsplatz zurückkehren?

Von einer Vertretung kann natürlich nur die Rede sein, wenn die ausfallende Stammkraft irgendwann an ihren Arbeitsplatz zurückkehren wird. Zumindest muss diese Erwartung bestehen.  

Davon darf der Arbeitgeber grundsätzlich ausgehen, wenn die Stammkraft sich nur vorübergehend „abmeldet“. Er muss seine Prognose nicht besonders begründen. 

Anders sieht es ausnahmsweise dann aus, wenn der Arbeitgeber wegen besonderer Umstände erhebliche Zweifel an der Rückkehr haben muss. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist das nur dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer verbindlich erklärt hat, er werde nicht zurückkommen. 

Hierzu folgendes Beispiel:

Arbeitnehmer A ist schwer erkrankt und muss sich einer Behandlung unterziehen. Die Behandlung und Rehabilitation werden voraussichtlich 6 Monate andauern. Für diesen Zeitraum wird Mitarbeiter B befristet eingestellt. Er übernimmt die Aufgaben von A. Es ist unsicher, ob A sich wieder vollkommen erholen wird und an seinen Arbeitsplatz zurückkehren kann. Sein Arbeitgeber darf aber bei Abschluss des befristeten Vertrags davon ausgehen, dass A nach 6 Monaten wieder arbeiten kann.

5. Wie können Arbeitnehmer sich gegen rechtswidrige Befristung wehren?

Die Befristung des Arbeitsvertrages bedeutet für den Arbeitnehmer eine erhebliche Unsicherheit. Außerdem ist eine Befristung nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig (s.o.). Deshalb kann es für ihn von Vorteil sein, die Befristung vom Gericht überprüfen zu lassen. Dazu kann er eine sogenannte Entfristungsklageerheben. Sie hat das Ziel, die Unwirksamkeit der Befristung feststellen zu lassen. Dazu muss der Arbeitnehmer schriftlich Klage beim zuständigen Arbeitsgericht erheben. 

Achtung: Die Entfristungsklage kann nur bis spätestens drei Wochen nach Ende des Arbeitsverhältnisses erhoben werden (§ 17 S. 1 TzBfG). Wenn diese Frist verstrichen ist, gilt die Befristung als zulässig.

Wenn das Gericht zum Ergebnis kommt, dass die Befristung rechtswidrig war, wird das Arbeitsverhältnis unbefristet fortgeführt.

Arbeitnehmer sollten allerdings im Hinterkopf haben, dass in vielen Fällen auch eine sachgrundlose Befristung möglich ist. Das ist aber nicht immer der Fall. Insbesondere in diesen Fällen haben Entfristungsklagen häufig Aussicht auf Erfolg: 

  • Die Befristung ist für mehr als zwei Jahre angesetzt. 
  • Der Arbeitnehmer war schon einmal bei dem Arbeitgeber beschäftigt.

6. Fazit

  • Grundsätzlich muss eine Befristung sachlich begründet sein. Gründe sind zum Beispiel zeitlich begrenzter Arbeitsbedarf oder die Vertretung eines Mitarbeiters.
  • Ohne Sachgrund darf ein Vertrag grundsätzlich bis zu zwei Jahre befristet und in dieser Zeit höchstens dreimal verlängert werden.
  • Die Befristung zur Vertretung muss auf den Ausfall einer Stammkraft zurückzuführen sein. Das hat der Arbeitgeber zu beweisen. 
  • Der Arbeitgeber kann einen befristeten Arbeitsvertrag auch nur für einen Teil des Zeitraums abschließen, den die Stammkraft fehlt.
  • Eine Vertretung ist nur dann Grund für eine Befristung, wenn der vertretene Arbeitnehmer voraussichtlich zurückkehrt. 
  • Mit der Entfristungsklage kann der Arbeitnehmer gegen eine unberechtigte Befristung vorgehen. Er muss dann innerhalb von drei Wochen nach Ende des befristeten Arbeitsverhältnisses klagen.

7. Was wir für Sie tun können

Für Arbeitgeber: 

  • Die Befristung von Arbeitsverträgen ist alles andere als trivial. Möchten Sie nur vorübergehend zur Vertretung eines Arbeitnehmers einstellen, beraten wir Sie umfassend über Ihre Möglichkeiten. Dank unserer langjährigen Erfahrung auf diesem Gebiet fällt es uns leicht, Ihre Perspektive einzunehmen. 
  • Sollte ein befristet eingestellter Arbeitnehmer gegen die Befristung vorgehen wollen, vertreten wir Sie gerichtlich wie außergerichtlich. 

Für Arbeitnehmer: 

  • Arbeitnehmer sollten die Befristung ihres Arbeitsvertrages nicht einfach hinnehmen. Oft lohnt sich die Prüfung durch einen Anwalt für Arbeitsrecht. Wir teilen Ihnen mit, ob Sie sich gegen die Befristung wehren sollten. 
  • Natürlich setzen wir die Entfristung Ihres Vertrags auch gegenüber Ihrem Arbeitgeber durch – gerichtlich wie außergerichtlich. Darin haben wir seit vielen Jahren Erfahrung.