Folgen einer verspäteten Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnungen sind dem Mieter rechtzeitig zuzustellen. Lässt sich der Vermieter zulange Zeit, bleibt er unter Umständen auf seinen Kosten sitzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie dabei achten müssen. 

  1. Wie werden Betriebskosten abgerechnet?
  2. Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
  3. Welche Folgen hat eine verspätete Betriebskostenabrechnung?
  4. Vermieter muss Verspätung zu verantworten haben 
  5. Sonderfall: Nebenkostenabrechnung einer WEG-Verwaltung
  6. Fazit
  7. Was wir für Vermieter tun können

1. Wie werden Betriebskosten abgerechnet?

Betriebskosten umfassen sämtliche Kosten, die dem Vermieter durch das Eigentum an der Wohnung und deren Bewirtschaftung entstehen. Sie werden üblicherweise auch als Nebenkosten bezeichnet. Darunter fallen zum Beispiel 

  • die Kosten für den Strom- und Wasserverbrauch
  • die Gebühren für die Müllabfuhr oder
  • die Grundsteuer.

Im Mietvertrag können Vermieter und Mieter festlegen, auf welche Art und Weise der Mieter die Betriebskosten zu entrichten hat. Folgende Verfahren sind üblich: 

  • Es wird vereinbart, dass der Mieter jeden Monat einen bestimmten Pauschalbetrag zu leisten hat. 
  • Alternativ dazu ist eine Betriebskostenvorauszahlung denkbar. Hierbei zahlt der Mieter die Betriebskosten monatlich im Voraus. 

Im Unterschied zur Betriebskostenpauschale, bei der keine Abrechnung aufgestellt wird, hat der Vermieter dem Mieter im Fall einer Betriebskostenvorauszahlung eine jährliche Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Diese weist den Verbrauch des Mieters während des Abrechnungszeitraumes aus und gibt an, welche Kosten dem Vermieter tatsächlich entstanden sind. Hat der Mieter mehr gezahlt, als der Vermieter an Kosten aufgewendet hat, hat er einen Anspruch auf Rückzahlung. Andersherum hat der Vermieter einen Nachzahlungsanspruch für den Fall, dass die Vorauszahlungen des Mieters die entstandenen Kosten nicht decken.

2. Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?

Haben die Parteien eine Vorauszahlung vereinbart, hat der Mieter einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Abrechnung. 

Nach § 556 Absatz 3 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) gilt für Wohnraummiete eine Jahresfrist. Das bedeutet, der Vermieter hat dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des im Mietvertrag festgelegten Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen.

 

Zumeist wird das jeweilige Kalenderjahr zugrunde gelegt. Denkbar ist aber auch eine abweichende Vereinbarung, bei der der Abrechnungszeitraum mit Einzug des Mieters in die Mietwohnung beginnt.

Bei der Jahresfrist handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Eine Fristverlängerung kann daher nicht wirksam vereinbart werden. Die Abrechnung muss dem Mieter also spätestens ein Jahr nach Ablauf der Abrechnungsperiode zugehen. Zweck des § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB ist es, dass Vermieter und Mieter schnellstmöglich Klarheit über die Nebenkostenabrechnung erhalten. 

Nutzt der Vermieter die Post, wird diese als sogenannte Erfüllungsgehilfin tätig. Das bedeutet, dass der Vermieter sich ihr Verschulden (bspw. überlange Postlaufzeiten) als eigenes Verschulden zurechnen lassen muss.

Beispiel: Eine Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2018 muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2019 zugegangen sein. Entscheidend ist der Zugang, nicht die Aufgabe bei der Post. Das Risiko einer verzögerten Postzustellung trägt der Vermieter. Versendet er die Abrechnung am 29.12. per Post und wird sie dem Mieter erst am 02. Januar zugestellt, ist der Zugang verspätet.

Zu beachten ist ferner, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter inhaltlich und formell ordnungsgemäß zugehen muss. Formale Fehler sind etwa missverständliche Aufschlüsselungen der Gesamtkosten oder fehlende Erklärungen zum sogenannten Umlagemaßstab.

Beispiel: In einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH, Urt. v. 09.04.2008, VIII ZR 84/07) hatte der Vermieter diesen Anforderungen nicht genügt, als er in seiner Nebenkostenabrechnung lediglich den Verteilerschlüssel „Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monate“, die „Gesamtsumme 3816,00“, die Zahl „12,00“ und „Ihr Anteil 1176,00“ angab. Nach dem BGH erschließe sich dem durchschnittlichen Mieter dabei nicht, dass die unter „Gesamtsumme“ angeführte Zahl „3816,00“ das rechnerische Produkt der Gesamtwohnfläche des Hauses von 318,00 Quadratmeters und den 12 Monaten des Jahres sein solle.

Für eine Korrektur der Abrechnung war es in diesem Fall zu spät. Auch für sie gilt die Jahresfrist des § 556 Absatz 3 Satz 1, 2 BGB, die hier bereits abgelaufen war.

Eine Nebenkostenabrechnung muss damit stets auch für Laien verständlich sein.

Inhaltliche Fehler liegen vor, wenn die angegebenen Kosten nicht mit den tatsächlich entstandenen Kosten übereinstimmen. 

3. Welche Folgen hat eine verspätete Betriebskostenabrechnung?

Durch eine rechtzeitige Nebenkostenabrechnung erhält der Vermieter einen Nachzahlungsanspruch gegenüber dem Mieter, sofern die vom Mieter bereits im Voraus gezahlten Beiträge die Betriebskosten nicht decken. Dieser Anspruch erlischt im Falle der Fristversäumung. Geht die Nebenkostenabrechnung dem Mieter also zu spät zu, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr verlangen. 

Das bedeutet aber nicht auch, dass der Vermieter damit von seiner Pflicht zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung befreit wird. Hat der Mieter zu viel im Voraus bezahlt, ist ihm der Überschuss zu erstatten. 

Eine Ausnahme von der Jahresfrist besteht für den Fall, dass der Vermieter die Verspätung nicht zu verschulden hat (mehr dazu s.u.).

 

4. Vermieter muss Verspätung zu verantworten haben 

Im Grundsatz ist der Vermieter stets verpflichtet, die zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung erforderlichen Unterlagen von sich aus pünktlich zu beschaffen. Beauftragt er Dritte, muss auf eine rechtzeitige Bearbeitung hingewirkt werden. Es reicht somit nicht, den rechtzeitigen Erhalt der notwendigen Unterlagen schlicht abzuwarten.

Es kann allerdings passieren, dass der Vermieter die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht zu vertretenhat.

In diesem Fall trägt der Vermieter die sog. Darlegungs- und Beweislast. Er muss darlegen und beweisen, dass er die Gründe für eine Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht selbst verschuldet hat.

Dies wird häufig der Fall sein, wenn der Vermieter die Abrechnung von den Energieversorgungsunternehmen nicht rechtzeitig erhält oder die Nebenkosten rückwirkend erhöht werden (zum Beispiel wegen der verspäteten Übersendung eines Grundsteuerbescheids). Da der Vermieter auf diese Vorgänge keinen Einfluss hat, ist ihm eine Verzögerung grundsätzlich nicht zuzurechnen.

Er muss sich allerdings um die erforderlichen fehlenden Daten bemühen und bei deren Erhalt die Abrechnung unverzüglich, in der Regel innerhalb von 3 Monaten nach dem Wegfall des Hindernisses, dem Mieter zustellen (vgl. hierzu BGH, Urt. vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05).

Ebenso wenig wird der Vermieter eine bewusste Vereitelung der rechtzeitigen Zustellung der Nebenkostenabrechnung durch den Mieter zu vertreten haben. Denkbar ist dies zum Beispiel dann, wenn der Mieter bei Auszug weder eine Nachsende- noch eine neue Postadresse hinterlassen hat und es dem Vermieter trotz größerer Anstrengungen nicht gelingt, die neue Adresse ausfindig zu machen. 

5. Sonderfall: Nebenkostenabrechnung einer WEG-Verwaltung

Ist der Vermieter Eigentümer einer einzelnen Wohnung oder mehrerer Einheiten, ist in der Regel eine Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) mit der Verwaltung der Immobilie betraut. Auch durch die WEG-Verwaltung kann es zu verspäteten Nebenkostenabrechnungen kommen. Denkbar sind dabei zwei Fälle:

Die verspätete Hausgeldabrechnung

Es kann vorkommen, dass die Hausverwaltung die Hausgeldabrechnung zu spät an den Vermieter schickt. In diesem Fall bleibt der Vermieter trotz der Verspätung der Hausverwaltung grundsätzlich dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb der Jahresfrist zuzustellen. Dies gilt nach dem Bundesgerichtshof (BGH, Urt. vom 25.01.2017, VII ZR 249/15) selbst dann, wenn es eine vertragliche, handschriftliche Vereinbarung darüber gegeben hat, die Nebenkostenabrechnung erfolge erst nach Abrechnung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft. 

Eine Ausnahme gilt auch hier für den Fall, dass der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Dabei kommt es in dieser Konstellation allein auf das Verschulden des Vermieters an. Ein Verschulden der Hausverwaltung ist ihm nämlich nicht zuzurechnen. Die Hausverwaltung ist grundsätzlich nicht Erfüllungsgehilfe des Vermieters. Der Vermieter muss also lediglich darlegen können, weshalb er selbst für die Verspätung nichts kann. Nach dem BGH hat er die Verspätung der Hausverwaltung nicht zu vertreten, wenn er darlegen kann, Bemühungen unternommen zu haben, die eine rechtzeitige Abrechnung sicherstellen. 

In einem solchen Fall ist es als Vermieter ratsam, auf eine rechtzeitige Hausgeldabrechnung zu drängen oder notfalls auf die Vornahme der Abrechnung zu klagen. Lenkt die Hausverwaltung nicht ein, können dem Vermieter unter Umständen Ansprüche auf Schadensersatz zustehen. 

Die verspätete Nebenkostenabrechnung

Meist erstellt die WEG-Verwaltung selbst die Nebenkostenabrechnung. Diese kann der Vermieter, abzüglich der nicht umlagefähigen Betriebskosten (Gebühren für die Verwaltung, Instandhaltungsrücklage), dann häufig einfach an den Mieter weiterreichen.

Im Gegensatz zur ersten Konstellation erfüllt die Hausverwaltung hier eine Verbindlichkeit des Vermieters gegenüber dem Mieter. Sie stellt sich damit als Erfüllungsgehilfe des Vermieters dar (nach § 278 Satz 1 BGB). Dies gilt im Übrigen für alle vom Vermieter beauftragten Personen oder Firmen, die für ihn die Erstellung der Nebenkostenabrechnung übernehmen. In diesen Fällen haftet der Vermieter für eine Verspätung des Dritten bzw. der Hausverwaltung wie für eigenes Fehlverhalten.

Zu einer Entlastung des Vermieters kann es hier kommen, wenn der Erfüllungsgehilfe und damit die Hausverwaltung selbst die Verspätung nicht zu vertreten hat. Umstände, die dazu führen können, sind insbesondere dauerhafte technische Störungen in der Verwaltung oder ein längerer Krankheitsausfall.

6. Fazit

  • Eine verspätet zugegangene Nebenkostenabrechnung kann dazu führen, dass der Vermieter Nachforderungen nicht mehr geltend machen kann. Er sollte daher immer versuchen, dem Mieter die Abrechnung möglichst frühzeitig zuzustellen. 
  • Im Falle einer Verspätung bleibt der Vermieter zur ordnungsgemäßen Ausstellung einer Betriebskostenabrechnung verpflichtet. Er hat dem Mieter zu viel gezahlte Nebenkosten zu erstatten. 
  • Im Ausnahmefall kann der Vermieter seine Forderungen auch noch nach Ablauf der Jahresfrist stellen. Dies ist immer dann der Fall, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. 
  • Sind Dritte vom Vermieter beauftragt worden, sollte er stets auf eine pünktliche Betriebskostenabrechnung hinwirken. Gegebenenfalls kann Schadensersatz für die durch die Verspätung entgangene Betriebskostennachforderung verlangt werden.
  • Im Fall der WEG-Verwaltung ist die verspätete Hausgeldabrechnung von der verspäteten Nebenkostenabrechnung zu unterscheiden. Im ersten Fall bleibt der Vermieter zur rechtzeitigen Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung durch die WEG-Verwaltung kann sich der Vermieter nur entlasten, wenn die WEG-Verwaltung selbst die Verspätung nicht zu vertreten hat.

7. Was wir für Vermieter tun können

  • Wir beraten Sie umfassend zu Inhalt und Form Ihrer Nebenkostenabrechnung. Dies ist aufgrund der Komplexität dieses Themas unerlässlich. 
  • Beruft sich Ihr Mieter darauf, dass die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig zugegangen ist, setzen wir uns für die Erfüllung Ihrer Ansprüche ein. Wie Sie im Text gelesen haben, bestehen in einigen Fällen gute Chancen, trotz Ablauf der Jahresfrist Zahlungen erfolgreich durchzusetzen.