Überlassung von Arbeitsmitteln – Infos zur Nutzung, Rückgabe und Haftung

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Worauf sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten, wenn Arbeitsmittel zu beruflichen oder privaten Zwecken zur Verfügung gestellt werden? 

  1. Dürfen Mitarbeiter Arbeitsmittel privat nutzen? 
  2. Das Übergabe- bzw. Rückgabeprotokoll
  3. Die Rückgabe von Arbeitsmitteln (nach Kündigung)
    a. Die Rückgabepflicht des Arbeitnehmers
    b. Der Umfang der Rückgabepflicht
  4. Steuerliche Aspekte
  5. Wer haftet für Schäden?
  6. Fazit
  7. Was wir für Sie tun können

1. Dürfen Mitarbeiter Arbeitsmittel privat nutzen?

Viele Unternehmen stellen ihren Arbeitnehmern Betriebsmittel wie Handy, Laptop oder Arbeitskleidung zur Verfügung. 

Wann die private Nutzung erlaubt ist, kann im Arbeitsvertrag oder in einer Vereinbarung zur Überlassung von Arbeitsmitteln geregelt sein. Ohne entsprechende Absprache wird der Gegenstand in der Regel nur für dienstliche Zwecke überlassen. Nutzt der Arbeitnehmer Arbeitsmittel dennoch privat, verletzt er seine Pflichten. Im schlimmsten Fall ist dann eine Abmahnung oder Kündigung die Folge. 

Ist die private Nutzung im Betrieb aber üblich, kann im Einzelfall von einer Genehmigung durch den Arbeitgeber auszugehen sein. Das setzt aber mindestens voraus, dass dieser von der privaten Nutzung weiß und sie über lange Zeit unwidersprochen hinnimmt.

Wir haben ein Muster für die Überlassung von Arbeitsmitteln erstellt, das Sie kostenfrei nutzen können.

2. Das Übergabe- bzw. Rückgabeprotokoll

Bei der Überlassung von Arbeitsmitteln an einen Mitarbeiter sollte ein Übergabeprotokoll genutzt werden. Idealerweise geschieht dies schon bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Im Übergabeprotokoll sollten neben der genauen Bezeichnung der einzelnen Arbeitsmittel einige weitere Punkte enthalten sein:

  • Umfang der Nutzungsbefugnis: Zu welchen Zwecken wird das Arbeitsmittel überlassen? Darf es privat genutzt werden? In welchem Umfang? 
  • Haftung und Meldepflichten: Etwaige Schäden sollten dem Arbeitgeber sofort gemeldet werden.
  • Zustand der Betriebsmittel: Sind die Arbeitsmittel neu? Werden sie mangelfrei übergeben oder weisen sie bereits Mängel auf? 
  • Rückgabepflicht: Neben einem Widerrufsvorbehalt kann hier ein etwaiges Zurückbehaltungsrecht des Arbeitnehmers ausgeschlossen werden.

Nicht nur die Übergabe, sondern auch die Rückgabe der Arbeitsmittel sollte protokolliert werden. Dabei geht es insbesondere darum, den Zustand des Handys, Laptops o.ä. sowie die Vollständigkeit von evtl. überlassenem Zubehör festzuhalten. 

3. Die Rückgabe von Firmeneigentum (nach Kündigung)

Bei der Rückgabe von Firmeneigentum kommt es darauf an, wem dasselbe gehört und für welche Zwecke es dem Arbeitnehmer überlassen worden ist.

a. Die Rückgabepflicht des Arbeitnehmers

Häufig werden die Arbeitsmittel dem Arbeitnehmer ohne besondere Vereinbarung zum dienstlichen Gebrauch überlassen. Spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind sie dann zurückzugegeben. 

Der Arbeitgeber kann die Rückgabe der Gegenstände verlangen, wenn sie in seinem Eigentum stehen oder er anderweitig dazu berechtigt ist. In der Regel ist dieses Recht in Arbeits- oder Einzelverträgen näher geregelt. 

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Gegenstände auch im laufenden Arbeitsverhältnis herausverlangen. 

Beispiel: Der Arbeitgeber stattet seine Mitarbeiter zu Beschäftigungsbeginn mit Büroutensilien und Laptops aus. Besondere vertragliche Regelungen werden nicht getroffen. Es ist deshalb davon auszugehen, dass diese Arbeitsmittel allein zur Erledigung der arbeitsvertraglichen Pflichten überlassen worden sind.  Der Arbeitgeber kann in diesem Fall auch schon im laufenden Arbeitsverhältnis die Herausgabe verlangen.

Das gilt allerdings nur sehr eingeschränkt, wenn der Arbeitnehmer die Gegenstände auch privat nutzen darf. 

Beispiel: Arbeitnehmer A erhält von seinem Arbeitgeber ein neues Smartphone. Dieses wird ihm auch zur privaten Nutzung überlassen. Der Arbeitgeber kann das Smartphone nun grundsätzlich nicht vorzeitig herausverlangen, denn aufgrund der Überlassung auch für den Privatgebrauch ist das Smartphone Teil der Vergütung des Arbeitnehmers, die er bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses beanspruchen kann.

Zwar kann im Arbeitsvertrag ein Widerrufsvorbehalt vorgesehen sein. Betrifft er auch die Privatnutzung, sind allerdings hohe Anforderungen an die Wirksamkeit gestellt. Unter anderem sind die Widerrufsgründe ausdrücklich zu benennen. 

Wurde dem Arbeitnehmer gekündigt und geht er mit einer Kündigungsschutzklage gegen die Kündigung vor, hat er auch den zu Privatzwecken überlassenen Gegenstand nach Ablauf der Kündigungsfrist (zunächst) zurückzugeben. Ordnet das Arbeitsgericht die Weiterbeschäftigung an, hat er zugleich wieder Anspruch auf das Smartphone, den Laptop o.ä. 

Auch im Falle einer Freistellung hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das privat überlassene Arbeitsmittel grundsätzlich weiter zur Verfügung zu stellen.

Nicht – auch nicht nach einer Kündigung – zurückgegeben werden müssen Arbeitsmittel, wenn sie dem Arbeitnehmer übereignet wurden. Denn in dem Fall gehören sie allein dem Arbeitnehmer. Von einer Eigentumsübertragung ist allerdings nur auszugehen, wenn ausdrücklich davon die Rede war. 

Verlangt der Arbeitgeber Gegenstände heraus, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, muss er dem Arbeitnehmer daraus entstehende Schäden ersetzen.

b. Der Umfang der Rückgabepflicht 

Die Rückgabeverpflichtung erstreckt sich auf alle im Eigentum oder unter der Berechtigung des Arbeitgebers stehenden Betriebsmittel. Der Arbeitnehmer hat also die dem Arbeitgeber zustehenden Sachen vollständig herauszugeben. Darunter fallen insbesondere Handys, Laptops, Dienstwagen, Arbeitsmaterialien, Schlüssel(karten) sowie sonstige Unterlagen, Dateien und Informationen. Lediglich private Aufzeichnungen darf der Arbeitnehmer behalten.

Sofern nicht klar ist, welche Unterlagen und Gegenstände der Arbeitnehmer noch hat, kann von ihm Auskunft verlangt werden.

4. Steuerliche Aspekte

Auch hinsichtlich der Versteuerung von Arbeitsmitteln sind einige Dinge zu berücksichtigen.

Generell steuerfrei sind vom Unternehmen überlassene Arbeitsmittel dann, wenn dem Arbeitnehmer daraus keine geldwerten Vorteile entstehen. Dies ist der Fall, wenn das Arbeitsmittel nur oder überwiegend – gilt nicht beim Dienstwagen – zu beruflichen Zwecken überlassen wird.

Steuerpflichtig sind dagegen grundsätzlich solche Arbeitsmittel, die der Arbeitgeber zur privaten Nutzung übergibt.

Beispiel: Arbeitnehmer A erhält vom Arbeitgeber einen neuen Laptop zum Sondertarif, der nun Eigentum des Arbeitnehmers ist.

Ausnahmen bestehen insbesondere für Werkzeug (sog. Werkzeuggeld) und typische Berufskleidung. Diese sind auch bei privater Nutzung steuerfrei. Ebenso Beträge, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn er sie selbst zahlen würde.

Beispiel: Reinigung und Wartung von Arbeitsmitteln.

5. Wer haftet für Schäden?

Für die Haftung bei Schäden gelten die allgemeinen arbeitsrechtlichen Regeln. Da das Eigentum im Regelfall beim Arbeitgeber bleibt, kann der Arbeitnehmer für von ihm verschuldete Schäden auch haftbar gemacht werden. Die Haftung ist allerdings nach den Grundsätzen über den sog. innerbetrieblichen Schadensausgleich beschränkt. Danach haftet der Arbeitnehmer

  • bei leichtester Fahrlässigkeit gar nicht, 
  • bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig 
  • und bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz in der Regel voll.

Grundlage dafür, wie der Arbeitnehmer mit den Arbeitsmitteln umzugehen hat, ist im Allgemeinen der Arbeitsvertrag. Er regelt die erforderlichen Obhuts- und Bewahrungspflichten. Zudem kommt es immer auch auf die Weisungen des Arbeitsgebers an. 

Achtung: Für Schäden, die im Rahmen einer Privatnutzung entstanden sind, haftet der Arbeitnehmer nach allgemeinen privatrechtlichen Regeln. Die oben aufgeführte abgestufte Haftungsprivilegierung greift hier also nicht! Der Arbeitnehmer kann also bereits bei leichter Fahrlässigkeit zur Kasse gebeten werden.

Auch in diesen Fällen haftet er aber nicht für gewöhnliche Gebrauchsspuren. Diese stellen keinen Schaden dar. 

Schadensersatz kann der Arbeitgeber nicht nur für Schäden an den Arbeitsmitteln selbst, sondern auch für deren verspätete Rückgabe verlangen. Voraussetzung ist allerdings, dass dem Arbeitgeber tatsächlich ein Schaden durch die Verspätung entstanden ist. Dies ist nur dann nicht erforderlich, wenn der Arbeitsvertrag eine Vertragsstrafe für die Verspätung vorsieht. 

6. Fazit

Arbeitsmittel können zu beruflichen, privaten oder gemischten Zwecken überlassen werden. Der Umfang der Nutzungsbefugnis ist in der Regel im Arbeitsvertrag oder in einer entsprechenden Vereinbarung geregelt. 

Der Arbeitnehmer hat die Arbeitsmittel spätestens am Ende des Beschäftigungsverhältnisses unaufgefordert zurückzugeben. 

Werden Arbeitsmittel auch zur privaten Nutzung überlassen, kann der Arbeitgeber sie grundsätzlich nicht früher herausverlangen. 

Vergünstigt oder kostenlos zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel sind bei einer privaten Nutzung unter Umständen zu versteuern. 

Für die an Arbeitsmitteln entstandenen Schäden kann der Arbeitnehmer in Haftung genommen werden. Für die dienstliche Nutzung ist die Haftung allerdings beschränkt. 

7. Was wir für Sie tun können

Für Arbeitgeber: 

  • Wir formulieren Ihre Arbeitsverträge und Überlassungsvereinbarungen so, dass Sie Arbeitsmittel möglichst flexibel wieder zurückverlangen können. 
  • In einem Streit mit Ihrem Arbeitnehmer über die Überlassung von Arbeitsmitteln unterstützen wir Sie außergerichtlich und nötigenfalls auch vor Gericht.

Für Arbeitnehmer:

  • Gerade wenn Ihnen Arbeitsmittel zur privaten Nutzung überlassen werden, kann der Arbeitgeber sie im laufenden Arbeitsverhältnis mitunter nicht einfach herausverlangen. Wir unterstützen Sie gerichtlich wie außergerichtlich dabei, die Gegenstände zu behalten. 
  • Entsteht ein Schaden an den überlassenen Arbeitsmitteln, sind einige arbeitsrechtliche Besonderheiten zu beachten. Damit kennen wir uns aus und unterstützen Sie gerne mit unserer Expertise. 
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