Richtig kündigen als Arbeitgeber

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Bei einer Kündigung kann einiges schief gehen. Die Folge sind dann höhere Kosten und lange Verfahren. Wir geben Arbeitgebern Tipps für eine richtige Kündigung. Natürlich können wir dabei nur auf einige ausgewählte Aspekte eingehen.

  1. Was müssen Arbeitgeber in formaler Hinsicht beachten? 
  2. Wie kündigen Arbeitgeber richtig betriebsbedingt? 
  3. Worauf ist bei verhaltensbedingter Kündigung zu achten?
  4. Wie gelingt eine krankheitsbedingte Kündigung?
  5. Tipps für die fristlose Kündigung
  6. Sollten Arbeitgeber eine Abfindung anbieten?
  7. Besteht Sonderkündigungsschutz? 
  8. Vorteile in kleinen Betrieben und während der Probezeit
  9. Fazit  
  10. Was wir für Sie tun können

1. Was müssen Arbeitgeber in formaler Hinsicht beachten? 

Schon in formaler Hinsicht warten auf Arbeitgeber einige Stolpersteine, wenn sie kündigen möchten. Insbesondere ist auf Folgendes zu achten: 

Schriftlich kündigen und z.B. Einschreiben nutzen

Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erteilt wird. Das heißt vor allem, dass sie persönlich unterschrieben sein muss. Eine Kopie, eine E-Mail oder gar eine mündliche Aussage genügen nicht! 

Notwendig ist auch, dass das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer zugeht. In vielen Fällen wird später darüber gestritten, zu welchem Datum dies geschehen ist. Können Sie den Zugang der Kündigung nicht beweisen, müssen Sie den Arbeitnehmer länger bezahlen. Deshalb sollte die Kündigung per Einschreiben oder Boten zugestellt werden. Übergeben Sie das Schreiben am Arbeitsplatz, ziehen Sie vertrauenswürdige Zeugen hinzu. Idealerweise lassen Sie sich den Empfang vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen. Einen Anspruch haben Sie darauf aber nicht. 

Betriebsrat im Vorhinein richtig anhören

Vor der Kündigung müssen Sie den Betriebsrat anhören, sofern ein solcher existiert. Andernfalls ist die Entlassung unwirksam.

Sie haben dem Betriebsrat die Gründe für die Entlassung mitzuteilen. Achten Sie auf eine vollständige Darstellung. Es empfiehlt sich aus Beweisgründen, die Anhörung schriftlich durchzuführen. Zwingend ist das allerdings nicht. Die Kündigung dürfen Sie grundsätzlich erst aussprechen, wenn 

  • seit der Anhörung eine Woche (bei fristloser Kündigung drei Tage) verstrichen sind 
  • oder der Betriebsrat abschließend Stellung bezogen hat.

Übrigens: Die Anhörung dient in erster Linie der Information des Betriebsrats. Sie sind nicht auf dessen Zustimmung zur Kündigung angewiesen. Ein Widerspruch des Betriebsrats führt nur dazu, dass Sie den Arbeitnehmer ggf. während eines Kündigungsprozesses weiterbeschäftigen müssen.

Geben Sie das richtige Enddatum an

Viele Kündigungen sind fehlerhaft, weil die Kündigungsfrist nicht richtig berechnet wurde. Geben Sie ein verfrühtes Datum an, droht im äußersten Fall die Unwirksamkeit der Kündigung. Zwar sind die Gerichte hier vergleichsweise großzügig und legen das Schreiben oft so aus, dass der korrekte Termin gemeint war. Verlassen können Sie sich darauf allerdings nicht. 

Empfehlenswert ist daher der Zusatz „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ und ein Verweis auf die Regelungen, wonach sich die Kündigungsfrist bemisst (das ist § 622 BGB, sofern im Arbeits- oder Tarifvertrag nichts anderes vereinbart wurde). 

Klären Sie den Arbeitnehmer auf

Laut dem dritten Sozialgesetzbuch „soll“ der Arbeitgeber auf die Pflicht des Entlassenen hinweisen, sich frühzeitig bei der Arbeitsagentur zu melden. Sieht der Arbeitgeber davon ab, macht er sich nach den bisher getroffenen Gerichtsentscheidungen nicht schadensersatzpflichtig. Weisen Sie allerdings auf die Pflichten des Arbeitnehmers nach § 38 SGB III hin, sollten diese zutreffen! Andernfalls bestehen Haftungsrisiken.  

2. Wie kündigen Arbeitgeber richtig betriebsbedingt? 

Die Kündigung aus betriebsbedingten Gründen ist eine der anspruchsvollsten Formen der Entlassung.

Wir haben ein Muster für eine betriebsbedingte Kündigung für Sie erstellt, das Sie sich kostenfrei herunterladen können.

Neben vielen weiteren Aspekten sollten Sie auf Folgendes achten: 

Vorsicht bei der Begründung

Bestenfalls begründen Sie die Kündigung noch gar nicht, weil Sie das in der Regel auch gar nicht müssen. Wenn Sie es aber bereits tun wollen oder müssen, überlegen Sie sich genau, wie Sie die Kündigung begründen. Sie müssen darlegen können, dass der Bedarf für die Stelle dauerhaft entfallen ist. Grob gesagt kommen zwei Möglichkeiten in Betracht: 

  1. Sie führen außerbetriebliche Umstände an (z.B. Nachfrageeinbruch). Hier prüfen die Gerichte allerdings vergleichsweise genau, ob diese Umstände tatsächlich vorliegen und den Arbeitsplatz entfallen lassen. 
  2. Sie berufen sich auf innerbetriebliche Umstände (insbes. eine Restrukturierung/neue Arbeitsabläufe/Outsourcing). Diese Begründung wird erfahrungsgemäß von den Gerichten deutlich weniger streng geprüft. Das Konzept muss nur schlüssig darlegen, dass Sie dauerhaft keinen Bedarf mehr an der Stelle haben. Allerdings genügt dafür nicht eine bloße Behauptung. Je genauer Sie die neuen organisatorischen Maßnahmen erklären können, umso eher hat die Entlassung vor Gericht Bestand.

Wem kündigen Sie (Sozialauswahl)? 

Im Rahmen eines Stellenabbaus können Sie nicht einfach demjenigen zuerst kündigen, auf dessen Arbeit Sie am ehesten verzichten wollen. Sie haben eine Sozialauswahl durchzuführen, die vom Gericht genau überprüft wird. Mitarbeiter vergleichbarer Stellen sind nach den Kriterien 

  • Lebensalter,
  • Betriebszugehörigkeit,
  • Unterhaltspflichten und
  • Schwerbehinderung

hinsichtlich ihrer sozialen Schutzwürdigkeit einzuordnen. Vorrangig ist denjenigen zu kündigen, die nach diesen Maßstäben am ehesten damit zurechtkommen.

Dies ist nur eine sehr vereinfachte Darstellung der Sozialauswahl. Da besonders viele Kündigungen an diesem Kriterium scheitern, ist anwaltliche Hilfe sehr zu empfehlen.

Neueinstellungen können zum Verhängnis werden

Vor Ablauf der Kündigungsfrist einer betriebsbedingten Kündigung sollten Sie mit Neueinstellungen vorsichtig sein. Ähnelt eine neu besetzte Stelle zu sehr dem Stellenprofil eines entlassenen Mitarbeiters, droht die Kündigung zu scheitern. Der Arbeitnehmer kann dann nämlich einen Wiedereinstellungsanspruch haben. 

Stellenabbau nicht ohne Anwalt

Planen Sie einen größeren Stellenabbau, ist der Gang zum Anwalt nahezu unumgänglich. Im Falle einer Betriebsänderung ist frühzeitig und umfangreich der Betriebsrat einzubinden. Hinzu kommen gesteigerte Pflichten gegenüber der Arbeitsagentur. Ohne fundierte rechtliche Vorbereitung drohen erhebliche finanzielle Schäden. 

3. Worauf ist bei verhaltensbedingter Kündigung zu achten?

Möchten Sie wegen eines Fehlverhaltens kündigen, sollten Sie nicht übereilt handeln. Eine verhaltensbedingte Kündigung sollte gut vorbereitet sein: 

Haben Sie richtig abgemahnt? 

Wichtigste Voraussetzung ist in aller Regel, dass Sie den Arbeitnehmer zuvor abgemahnt haben. 

Aber Vorsicht: Nicht jede Abmahnung berechtigt Sie zur anschließenden Kündigung. Die vorherige Abmahnung muss wegen eines gleichartigen Verstoßes ausgesprochen worden sein.

Beispiele: 

  • Sie haben eine Abmahnung ausgesprochen, weil Ihr Mitarbeiter einen Kunden beleidigt hat. Nun wollen Sie ihm wegen häufiger Verspätungen kündigen. 
    Diese Entlassung ist sehr wahrscheinlich unzulässig, weil sie zuvor wegen der Verspätungen oder ähnlicher Verstöße abmahnen müssen.
  • Sie haben bereits Abmahnungen ausgesprochen, weil der Arbeitnehmer häufig zu früh die Schicht verlässt. Kommt er fortan oft zu spät, unterstützen die bereits ausgesprochenen Abmahnungen diese Kündigung grundsätzlich. Der Verstoß betrifft gleichermaßen die Missachtung der Arbeitszeit.

In vielen Fällen genügt eine einmalige Abmahnung nicht. Je geringfügiger der Verstoß, desto häufiger müssen Sie vor einer Kündigung abmahnen. Ganz entbehrlich ist die Abmahnung nur in wenigen Ausnahmefällen, auf die Sie sich ohne anwaltlichen Rat nicht verlassen sollten. 

Beispiele: 

  • Kleinere Verspätungen sind meist drei Mal oder häufiger abzumahnen. 
  • Ein Diebstahl am Firmeneigentum berechtigt oft auch ohne Abmahnung zur Kündigung. Geht es allerdings um geringwertige Gegenstände im Wert weniger Euro, sollte je nach Einzelfall zuvor wenigstens einmal abgemahnt worden sein.

Verbessern Sie Ihre Beweislage

Seien Sie darauf vorbereitet, dass der Arbeitnehmer die Vorwürfe vor Gericht bestreiten wird. Daher ist es wichtig, sämtliche Verstöße genau zu dokumentieren. Dies kann z.B. durch eine detaillierte Beschreibung in den Abmahnungen unter Nennung von Zeugen geschehen. 

Überwachungsmaßnahmen können allerdings zu Konflikten mit dem Datenschutz führen. Die Daten sind dann nicht verwertbar und können im äußersten Fall zu Schadensersatzforderungen oder gar zur Strafbarkeit führen. 

4. Wie gelingt eine krankheitsbedingte Kündigung?

Lange oder häufige Krankeitsausfälle stören den Betriebsablauf und verursachen teils erhebliche Kosten. Allerdings gibt es bei einer krankheitsbedingten Kündigung einige Fallstricke für Arbeitgeber. Diese sind unter anderem: 

Es kommt auf die Zukunft an

Ihr Arbeitnehmer kann noch so lange oder häufig ausgefallen sein – entscheidend ist die Zukunft (sog. „Gesundheitsprognose“).

Selbst wenn also beträchtliche Fehlzeiten zu verzeichnen sind (sehr grob: ab sechs Wochen Fehlzeit pro Jahr), sollten Sie die künftige gesundheitliche Entwicklung so weit es geht in Erfahrung bringen. Die Schwierigkeit hierbei: Der Arbeitnehmer ist Ihnen grundsätzlich nicht zur Auskunft verpflichtet und muss sich nicht von einem Betriebsarzt o.ä. untersuchen lassen. Je offener die Verbindung zu Ihrem Mitarbeiter, desto besser. 

Denken Sie an das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)

Ist Ihr Arbeitnehmer mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres krank, müssen Sie ihm ein sog. betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten. Darin besprechen Sie die Möglichkeiten, wie der Mitarbeiter mit Rücksicht auf seine Erkrankung(en) wieder besser in den Betrieb eingebunden werden kann. 

Zwar ist das betriebliche Eingliederungsmanagement keine formale Kündigungsvoraussetzung. Die Rechtsprechung tendiert aber dazu, ihm ähnliche Geltung zuzusprechen. Eine krankheitsbedingte Kündigung ohne betriebliches Eingliederungsmanagement ist in den meisten Fällen zum Scheitern verurteilt. Ausnahmen gelten etwa, wenn aufgrund des Krankheitsbildes offensichtlich ist, dass keine Möglichkeiten zur Weiterbeschäftigung bestehen, oder der Mitarbeiter die Teilnahme an einem BEM wirklich ablehnt.  

5. Tipps für die fristlose Kündigung

Die Beendigung des Arbeitsvertrags von einem Tag auf den anderen ist nur selten möglich. In aller Regel geht es in solchen Fällen um ein gravierendes Fehlverhalten des Mitarbeiters und es sind insbesondere zwei Aspekte zu beachten: 

1. Es bleibt nur wenig Zeit 

Erfahren Sie von dem Fehlverhalten, sollten Sie schnell handeln. Ihnen bleiben ab Kenntnisnahme nur zwei Wochen Zeit, eine fristlose Kündigung auszusprechen. Anschließend ist allenfalls noch die Kündigung mit Frist möglich.

Die zweiwöchige Frist beginnt zu laufen, sobald ein Kündigungsberechtigter von den wesentlichen Umständen erfährt. Ausnahmsweise genügt schon die Kenntnis von Führungskräften ohne Berechtigung zur Entlassung.

Besonders schwer ist die Bestimmung des Fristbeginns bei einer Verdachtskündigung.

2. Kündigen Sie hilfsweise fristgerecht

Ob Ihre fristlose Kündigung vor Gericht Bestand haben wird, lässt sich kaum verlässlich prognostizieren. Daher sollte jede fristlose Kündigung von einer hilfsweisen fristgerechten Kündigung begleitet sein. 

Beispiel: „Hiermit kündige ich Ihnen außerordentlich und fristlos aus wichtigem Grund gem. § 626 Abs. 1 BGB. Hilfsweise spreche ich die Kündigung ordentlich fristgerecht zum [Datum] aus, äußerst hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“

Wichtig: Sie müssen den Betriebsrat auch zur hilfsmäßigen ordentlichen Kündigung explizit anhören!

6. Sollten Arbeitgeber eine Abfindung anbieten?

In aller Regel hat Ihr Mitarbeiter keinen verbindlichen Anspruch auf eine Abfindung (Ausnahmen s. Tarifvertrag, Sozialplan o.ä.). Trotzdem bietet es sich in einigen Fällen an, eine Abfindung anzubieten. Als Gegenleistung verlangen Sie dann, dass der Arbeitnehmer die Kündigung akzeptiert und keine Klage erhebt (bzw. seine Klage zurücknimmt). Nicht selten sind dann die Abfindungskosten geringer als die drohenden Kosten eines langen Verfahrens. Denn erhält der Arbeitnehmer am Ende Recht, ist ihm sämtlicher Lohn nachzuzahlen! 

Die Abfindungshöhe hängt davon ab, wie groß das Risiko ist, dass Ihr Mitarbeiter vor Gericht gewinnt. Eine erste grobe Orientierung bietet folgende Formel: 

0,5 Bruttomonatsgehälter x Anzahl der Jahre im Betrieb

Ziel ist dann ein gerichtlicher Vergleich oder ein Aufhebungsvertrag bzw. Abwicklungsvertrag. 

Vorsicht: In diesen Fällen sind zahlreiche Fallstricke zu beachten. Insbesondere können Sie gesteigerte Aufklärungspflichten treffen.

Verweigert Ihr Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag, helfen Ihnen diese Tipps weiter.

7. Besteht Sonderkündigungsschutz? 

Einige Mitarbeiter genießen einen gesteigerten Kündigungsschutz. Dies sind unter anderem: 

  • Betriebsratsmitglieder
  • Eltern in Elternzeit 
  • Schwangere
  • Schwerbehinderte ab einem GdB von 50 oder Gleichgestellte ab einem GdB von 30. 

In diesen Fällen ist die Kündigung nur in Ausnahmefällen möglich. Oft ist zudem die Zustimmung einer Behörde einzuholen. 

8. Vorteile in kleinen Betrieben und während der Probezeit

In kleinen Betrieben mit zehn oder weniger Mitarbeitern gelten weniger strenge Voraussetzungen als die oben genannten. Ähnlich ist es in den ersten sechs Monaten einer Beschäftigung. 

In diesen Fällen sind in erster Linie die zuvor genannten formalen Voraussetzungen zu beachten. Ein Kündigungsgrund ist nicht erforderlich. Allerdings sollten äußerste Grenzen wie die Willkür und Sittenwidrigkeit beachten werden. 

9. Fazit  

  • Die Kündigung muss dem Arbeitnehmer unterschrieben im Original zugehen. Ein Einschreiben ist empfehlenswert. Zuvor ist der Betriebsrat anzuhören. 
  • Die betriebsbedingte Kündigung ist überlegt zu begründen. Außerdem muss eine Sozialauswahl durchgeführt werden. 
  • Eine verhaltensbedingte Kündigung ist in aller Regel erst nach einschlägigen Abmahnungen möglich.
  • Wegen Krankheit kann nur gekündigt werden, wenn auch in Zukunft vergleichbare Ausfälle zu erwarten sind. Zudem ist in aller Regel ein betriebliches Eingliederungsmanagement Pflicht. 
  • Eine fristlose Kündigung kommt meist nur bei gravierendem Fehlverhalten in Betracht. Ab Kenntnis des Kündigungsgrundes bleiben nur zwei Wochen, um die fristlose Kündigung auszusprechen.
  • Schwangere, Schwerbehinderte, Betriebsräte und Mitarbeiter in Elternzeit genießen besonders hohen Kündigungsschutz.
  • Die Zahlung einer Abfindung kann auch für Arbeitgeber sinnvoll sein!
  • In Betrieben mit 10 oder weniger Mitarbeitern sowie in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung ist eine Kündigung ohne Kündigungsgrund möglich. 

10. Was wir für Sie tun können

  • Wir beraten Sie, ob und wie eine Kündigung möglich ist. Selbstverständlich formulieren wir auch das entsprechende Kündigungsschreiben. 
  • Wir unterstützen Sie bei Verhandlungen mit Ihrem Arbeitnehmer um einen Aufhebungs- oder Abwicklungsvertrag und entwerfen den entsprechenden Vertrag. 
  • Wir vertreten Sie mit unserer langjährigen Erfahrung vor Gericht, um Ihre Kündigung zu verteidigen. 
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