Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH

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Zu Anfang sind Unternehmer häufig als Einzelkaufmann tätig. Später kann sich jedoch eine Umwandlung in eine GmbH empfehlen. Welche Vorteile eine solche Umwandlung hat und wie sie umgesetzt wird, erläutern wir in diesem Beitrag.

  1. Vor- und Nachteile einer GmbH ggü. einem Einzelunternehmen
  2. Wie kann ein Einzelunternehmen in eine GmbH umgewandelt werden?
    a. Option 1: Ausgliederung
    b. Option 2: Sachgründung / Sachkapitalerhöhung
    c. Option 3: Veräußerung
  3. Ist die Umwandlung in eine UG möglich?
  4. Gehen Arbeitsverträge auf die GmbH über?
  5. Fazit
  6. Was wir für Sie tun können

1. Vor- und Nachteile einer GmbH ggü. einem Einzelunternehmen

Die Vorteile eines Einzelunternehmens liegen auf der Hand: Die Geschäftsaufnahme ist zügig und ohne großen Aufwand möglich. Der Unternehmer kann nach eigenem Belieben agieren und muss sich mit niemandem abstimmen.

Während dies zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit oft eine gute Lösung ist, stellt sich die Situation später meist anders dar: Der Einzelkaufmann haftet persönlich mit seinem gesamten Vermögen. Mit zunehmender Geschäftstätigkeit und größeren Aufträgen steigt daher auch das Haftungsrisiko.

Beispiel: Einzelkaufmann A erstellt Software für das große Unternehmen B. Aufgrund eines Programmierungsfehlers kann B mehrere Aufträge nicht erfüllen und erleidet einen Schaden in Höhe von 500.000€. Wie haftet A?

A haftet mit seinem gesamten Privatvermögen. Es wird ihm daher nur die Anmeldung der Privatinsolvenz verbleiben.

Noch größere Probleme ergeben sich, wenn der Einzelunternehmer sich mit anderen Personen zusammenschließen oder Arbeitnehmer beschäftigen möchte. Auch hier steigt das Haftungsrisiko enorm.

Beispiel: A möchte aufgrund der vielen Aufträge weitere Programmierer beschäftigen. Welche Risiken ergeben sich hier?

A haftet nun nicht mehr nur für eigene Fehler, sondern auch für die Fehler seiner Angestellten mit seinem Privatvermögen. Die Haftung der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber ist begrenzt, ein Rückgriff daher wenig aussichtsreich.

Kurz: Ab einem gewissen Punkt der Unternehmenstätigkeit wird das Haftungsrisiko für den Einzelunternehmer schlicht zu groß. Auch eine Haftpflichtversicherung hilft nur eingeschränkt weiter. Nun sollte sich der Einzelunternehmer überlegen, wie er seine Haftung begrenzen kann. Oftmals wird die Umwandlung des Einzelunternehmens in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) die beste Möglichkeit sein.

Vorteile der GmbH Nachteile der GmbH 
Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt. Viele Banken verlangen gerade gegenüber einer jungen GmbH eine Privatbürgschaft des Gesellschafters. Insoweit hilft die Haftungsbeschränkung dann nicht. 
Die GmbH ist im Geschäftsverkehr anerkannt. In den meisten Branchen gehört sie „zum guten Ton“.Die Gründung einer GmbH ist teurer. 
Die GmbH ist für alle Unternehmenszwecke geeignet, auch für Freiberufler. Die GmbH muss ein Stammkapital von 25.000 € aufweisen. Sofern keine Sacheinlagen vorgesehen sind, genügt, dass vor der Anmeldung jeder Gesellschafter mindestens ¼ des Nennbetrags eingezahlt hat und insgesamt mind. 12.500 € aufgebracht wurden.  
Auch eine einzelne Person kann eine GmbH gründen.Hinsichtlich der Gewinnausschüttung unterliegt sie einigen Beschränkungen.
Weitere Gesellschafter können aufgenommen und so Kapital eingeworben werden.Deutlich umfangreichere gesetzliche Verpflichtungen, z.B. lfd. Finanzbuchhaltung (falls nicht ohnehin bereits verpflichtet), Übermittlung des Jahresabschlusses an den Bundesanzeiger sowie elektronische Übermittlung an das FA
Die GmbH zahlt auf ihr Einkommen die Körperschaftssteuer. Diese ist oft niedriger als die Einkommenssteuer, welche der Einzelunternehmer zahlt. Das gilt insbesondere, wenn Gewinne zunächst nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden und in der GmbH verbleiben.  

2. Wie kann ein Einzelunternehmen in eine GmbH umgewandelt werden?

Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Den einen richtigen Weg gibt es nicht. Die Unterstützung durch einen Anwalt für Gesellschaftsrecht und einen Steuerberater ist unentbehrlich.

Dieser Beitrag geht auf gesellschaftsrechtliche Aspekte im Überblick ein. Steuerliche Zusammenhänge – wie z.B. die mögliche Aufdeckung stiller Reserven im Rahmen der Umwandlung – werden nicht betrachtet.

Folgend ein kurzer Überblick, welche Möglichkeiten dem Einzelunternehmer für die Umwandlung offenstehen:

  1. Das Vermögen des Einzelkaufmanns in Form seines Unternehmens wird auf die GmbH übertragen. Sämtliche Rechte und Pflichten gehen mit über („Ausgliederung“)
  2. Das Einzelunternehmen wird als Sacheinlage in eine GmbH eingebracht 
  3. Die GmbH erwirbt das Einzelunternehmen oder pachtet die wesentlichen Vermögenswerte

Wie genau diese Möglichkeiten funktionieren und was beachtet werden muss, erklären wir Ihnen in den folgenden Abschnitten. 

a. Option 1: Ausgliederung

Durch die Ausgliederung wird das Einzelunternehmen auf eine GmbH übertragen. Das Umwandlungsgesetz (UmwG) regelt die Details.

Zunächst sollte der Einzelunternehmer prüfen, ob er folgende Voraussetzungen erfüllt:

  • Der Einzelunternehmer ist Einzelkaufmann. Das ist immer der Fall, wenn er im Handelsregister eingetragen ist (§ 124 UmwG). Grundsätzlich kann sich dort jeder Gewerbetreibende eintragen lassen. Dies ist auch noch kurz vor der Umwandlung möglich.
  • Eine Ausgliederung ist nicht möglich, wenn der Einzelkaufmann bereits überschuldet ist (§ 152 S. 2 UmwG).

Eine Ausgliederung ist regelmäßig ein komplexes Unterfangen. Unter anderem müssen folgende Schritte eingeplant werden:

  • Zunächst muss eine passende GmbH gefunden oder gegründet werden.
  • Die Ausgliederung selbst erfolgt durch einen Ausgliederungsvertrag zwischen dem Einzelunternehmen und der GmbH (§ 126 UmwG) oder bei einer Neugründung durch einen Ausgliederungsplan.
  • Vertrag oder Plan müssen notariell beurkundet werden (§ 6 UmwG).
  • Bei einer Neugründung muss ein Sachgründungsbericht vorgelegt werden. In diesem sind insbesondere Geschäftsverlauf und wirtschaftliche Lage des Einzelunternehmens darzustellen (§§ 159, 58 UmwG).
  • Die Ausgliederung muss im Handelsregister eingetragen werden.

Insbesondere bei der Neugründung einer GmbH stellt die Ausgliederung daher einen umfangreichen Prozess dar. Der Aufwand kann sich jedoch lohnen, da die Ausgliederung einige Vorteile gegenüber anderen Methoden aufweist:

  • Verpflichtungen und Ansprüche des Einzelunternehmers gegenüber Geschäftspartnern gehen auf die GmbH über („partielle Gesamtrechtsnachfolge“). Eine komplizierte Vertragsübernahme oder neue Vertragsabschlüsse sind daher nicht nötig. 
  • Die Vertragspartner des Einzelunternehmens können der Ausgliederung grundsätzlich nicht widersprechen.

Aber Vorsicht: Teilweise wird vertraglich ein Zustimmungsvorbehalt für den Fall einer Gesamtrechtsnachfolge vereinbart. Der Unternehmer sollte bestehende Verträge daher auf solche Klauseln prüfen lassen.

In aller Regel erhält der (frühere) Einzelkaufmann sämtliche Gesellschaftsanteile an der GmbH. Für ihn ist nun natürlich interessant, wie sich dadurch seine Haftung ändert. Er bleibt zunächst für bereits begründete Verbindlichkeiten persönlich haftbar. Die Nachhaftung ist jedoch zeitlich begrenzt: Der Einzelunternehmer haftet nur für Verbindlichkeiten, die innerhalb von fünf Jahren fällig werden. Für neue Verbindlichkeiten der GmbH haftet er nicht mehr persönlich. 

Beispiele:

  • Das Einzelunternehmen des E geht Anfang 2020 auf eine GmbH über. Mitte 2019 hatte E neue Waren bestellt und erhalten. Für dessen Bezahlung haftet neben der GmbH er persönlich. 
  • E hatte 2012 einen Gewerbemietvertrag abgeschlossen, der nach wie vor gilt. Der Vertrag ist zwar übergegangen. Trotzdem haftet neben der GmbH auch der E für die Mieten, die in den nächsten fünf Jahren fällig werden.
  • Die GmbH kauft 2021 einen Computer. Für dessen Bezahlung haftet nur sie, nicht der E.

b. Option 2: Sachgründung / Sachkapitalerhöhung

Eine weitere Möglichkeit der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist die Einbringung als Sacheinlage. Diese wird nicht durch das UmwG geregelt, sondern erfolgt nach allgemeinen zivilrechtlichen Regeln.

Auch die Einbringung des Einzelunternehmens als Einlage kann in eine bereits bestehende oder noch zu gründende GmbH erfolgen. Grundsätzlich funktioniert sie wie folgt:

  • Im Falle einer bestehenden GmbH beschließen die Gesellschafter eine Sachkapitalerhöhung. Der Einzelunternehmer bringt nun sein Unternehmen als Einlage in die GmbH ein.
  • Bei einer Neugründung stellt das Einzelunternehmen die Stammkapitaleinlage des Unternehmers dar („Sachgründung“).
  • Im Gegenzug erhält der Einzelunternehmer Anteile an der GmbH.
  • Auch hier ist eine Eintragung beim Handelsregister nötig.

Die Einbringung als Sacheinlage scheint gegenüber der Ausgliederung also wesentlich weniger aufwändig zu sein.  

Das Problem: Eine automatische Gesamtrechtsnachfolge findet nicht statt. Stattdessen muss der Einzelunternehmer jede Verpflichtung, jede Verbindlichkeit und jeden Gegenstand gesondert in die GmbH einbringen („Einzelrechtsnachfolge“). Dafür ist vielfach die Zustimmung der Geschäftspartner erforderlich. Entsprechend groß kann der Aufwand sein.

Beispiel: Einzelkaufmann A (s.o.) muss jeden seiner Computer, Bürostühle und Tische einzeln aufführen und auf die GmbH übertragen. Außerdem muss er die Zustimmung des Vermieters einholen, dass nun die GmbH Vertragspartner wird. Diese Schritte sind gegenüber allen Vertragspartnern notwendig (Ausnahme: Arbeitsverträge, die stets automatisch übergehen).

c. Option 3: Veräußerung 

Grundsätzlich kann die GmbH das Einzelunternehmen auch kaufen und so in ihr Vermögen einverleiben oder wesentliche Vermögenswerte vom Einzelunternehmen pachten. 

Auch hier wird jeder Vermögenswert einzeln erworben. Eine automatische Gesamtrechtsnachfolge findet daher nicht statt. Wie bei der Einbringung sind viele Einzelübertragungen und Vertragsübernahmen erforderlich.

Bei dieser Methode ist jedoch besondere Vorsicht geboten, denn es kann schnell zu einer (verbotenen) verdeckten Sacheinlage kommen. Eine intensive rechtliche Prüfung ist daher ebenso erforderlich wie eine steuerliche Prüfung zum Firmenwert.

Beispiel: A gründet eine GmbH und zahlt 25.000€ als Stammkapital ein. Wenig später verkauft er sein Einzelunternehmen an die GmbH und zahlt sich als Kaufpreis 25.000€ aus. Ist das möglich?

Hierbei könnte es sich um eine versteckte Sacheinlage handeln. Hätte A von Anfang an sein Einzelunternehmen als Sacheinlage eingebracht, hätte er umfangreiche Bewertungsregelungen einhalten müssen. Versucht er diese zu umgehen, handelt er unter Umständen rechtswidrig. Es droht erneut seine (teilweise) persönliche Haftung.

3. Ist die Umwandlung in eine UG möglich?

Eine Unternehmergesellschaft hat gegenüber einer GmbH einen entscheidenden Vorteil: Die Haftung ist beschränkt, aber das Stammkapital muss bei Gründung der UG nur einen Euro betragen. Im Gegenzug hat die UG jedes Jahr einen Teil des Jahresüberschusses als Rücklagen einzubehalten.

Sofern der Einzelunternehmer also nicht über genügend Kapital verfügt, könnte die UG eine gute Alternative zur GmbH sein.

Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine UG ist aber nur begrenzt möglich:

  • Sowohl eine Einbringung als auch eine Ausgliederung sind grundsätzlich nicht möglich, da Sacheinlagen bei einer UG verboten sind (§ 5a Abs. 2 S. 2 GmbHG).
  • Möglich ist die Veräußerung des Einzelunternehmens an eine UG. Hier kann sich aber wieder das Problem der verdeckten Sacheinlage stellen.

4. Gehen Arbeitsverträge auf die GmbH über? 

Kurz gesagt: Ja. 

Im Falle einer Ausgliederung gehen alle Verbindlichkeiten und Forderungen auf die GmbH über, zumeist auch die Arbeitsverhältnisse im Rahmen eines Betriebsübergangs. Bei einer Sachgründung oder Veräußerung sorgt ebenfalls der sog. Betriebsübergang gem. § 613a BGB für die Übertragung der Arbeitsverträge. Es gelten dann grundsätzlich dieselben Arbeitsbedingungen wie zuvor. 

Arbeitnehmer können dem Betriebsübergang zwar widersprechen. Sie müssen dann allerdings mit ihrer Entlassung rechnen. 

5. Fazit

  • Der Einzelunternehmer haftet in vollem Umfang mit seinem Privatvermögen.
  • In der GmbH scheidet die persönliche Haftung hingegen aus.
  • Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:
    • Im Rahmen der Ausgliederung wird das Einzelunternehmen auf die GmbH übertragen. Rechte und Verpflichtungen gehen automatisch auf die GmbH über.
    • Bei der Sachgründung stellt das Einzelunternehmen hingegen eine Sacheinlage dar, welche in die GmbH eingebracht wird. Verträge und Gegenstände müssen einzeln übertragen werden. Die Zustimmung der Geschäftspartner ist erforderlich. 
    • Daneben ist auch ein Kauf des Einzelunternehmens durch die GmbH oder eine Verpachtung möglich. Das rechtliche Risiko ist hier aber häufig hoch.
  • Arbeitsverhältnisse gehen grundsätzlich auf die GmbH über. 

6. Was wir für Sie tun können

Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist etwas für Spezialisten! 

  • Wir beraten regelmäßig zu diesen Themen des Gesellschaftsrechts. Dabei formulieren wir alle Verträge und bereiten sämtliche administrativen Schritte vor. 
  • Eine Umwandlung ist nur erfolgreich, wenn steuerrechtliche Aspekte bis ins Detail berücksichtigt werden. Das stellen wir mit unserem Kooperationspartner aus dem Steuerrecht sicher. 
  • Gerne beraten wir Sie zunächst nur, ob sich eine Umwandlung in Ihrem Fall überhaupt lohnt. 
  • Selbstverständlich behalten Sie die volle Kontrolle über die Kosten unserer Beratung. 
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